【ガバメントAI 源内アプリ解説】SEABIS旅費・謝金システム質問応答-RAG
SEABISの操作方法に関する悩みを解決
SEABISで旅行計画や旅費精算の申請をするとき、どこから操作すればよいか迷うことはありませんか。詳細な操作方法を調べたいけれど、マニュアルの量が多く、今知りたい情報にたどり着くまでが大変です。
そんなときに活用できるのが、ガバメントAI 源内の「SEABIS旅費・謝金システム質問応答-RAG」アプリです。簡単な質問を入力するだけで、解決に必要な情報へ素早くたどり着けます。
今回はデジタル庁 源内班の桜田啓介が、「SEABIS旅費・謝金システム質問応答-RAG」アプリについて画面に沿って解説します。
以下、桜田による解説です。
膨大なマニュアル検索にかかる負担
SEABISは、旅費や謝金に関する手続をはじめ、日々の業務を支える全府省庁共通のシステムです。しかし、操作方法が複雑なうえ、マニュアルも膨大で、数十ファイル・数千ページに及ぶこともあり、必要な情報を探すだけでも時間がかかってしまいます。
その結果、会計担当への問い合わせが集中し、担当者も対応に多くの時間を取られています。
自然な言葉で操作方法を確認
こうした課題を解決してくれるのが、ガバメントAI 源内の「SEABIS旅費・謝金システム質問応答-RAG」です。
このアプリは、SEABISの操作方法に関する疑問を、自然な言葉で入力するだけで、AIが必要な情報を探し出し、整理して回答してくれるものです。
アプリには、あらかじめSEABISの操作マニュアルやFAQ、旅費に関する法令・規程などの資料が登録されていて、AIはこれらを参照しながら回答を生成します。どの資料を参考にしたか、その根拠も明示して分かりやすく答えます。
旅行計画申請の手順を確認
例えば、久しぶりの操作で、「SEABISでの旅行計画申請は、どこから始めればよいのか？」
と迷ったときです。
質問欄に、「出張に行くことが決まりました。SEABISで旅行計画申請をしたいのですが、どこから操作すればいいですか」と入力します。
実行すると、旅行計画申請の手順が順番に分かりやすく表示されます。
この例では、ホームメニューの「旅費」のカテゴリーから「旅行計画」を選択し、その後の画面で「内国旅行」など、該当する申請種別を選択する流れを回答しています。
参照しているマニュアルのURLやページ番号なども表示されるため、実際の内容を確認することも可能です。
担当者の負担軽減にも効果
利用者が疑問を自ら解決しやすくなることで、会計担当への問い合わせも減り、担当者の負担軽減にもつながります。
昨年度デジタル庁内で行った調査では、SEABISのAIアプリによって担当課への問い合わせ件数が約1割削減され、初級者へのレクチャー時間も約3割減るなど、作業負担軽減の効果が見られました。
判断に迷うケースも確認できる
また、アプリでは操作方法だけでなく、旅行計画申請などにおけるイレギュラーなケースについても確認することができます。例えば、年度末や年度始めの出張の処理は、判断に迷うケースが少なくありません。
そこで、「年度をまたいで国内出張した場合、旅行計画申請はどの年度で行えばよいですか。入力時の注意点も教えてください。」と入力します。
するとAIは、「年度ごとに分けて起案する必要がある」など、膨大なマニュアルの中では複雑に見える注意事項も分かりやすく整理して表示します。
こうした具体的なケースを調べる際には、プロンプトで具体的な日付や場所を示して曖昧さを減らしたり、AIにダメな理由もあわせて答えさせたりすることで、AIの回答が正しいかどうか確認しやすくなります。その結果、膨大なマニュアルの中から本当に必要な情報を分かりやすく得ることができます。
調べる時間を減らし、本来の業務へ
このアプリを使うことで、マニュアルと格闘する時間を減らすことができます。問い合わせる手間も、対応する手間も、ぐっと減ります。
SEABISで手が止まったら、まずは源内に質問してみてください。