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よくある質問:民間事業者における取扱いについて

  • Q&Aは随時追加しています。
  • 各回答の最後に、(20XX年X月回答)と表記されております。2021年8月以前のものがありますが、これはデジタル庁発足前に、内閣府ホームページ上で回答していたものです。

4-1 総論

Q4-1-1 民間事業者もマイナンバー(個人番号)を取り扱うのですか。

A4-1-1

民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。

また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。(2014年6月回答)

Q4-1-2 マイナンバーを記載する必要のある帳票(調書・届出書類)は、どこで確認できますか。

A4-1-2

社会保障、国税、地方税、防災の各事務に係る関係省令によって、詳細が規定されます。国税や地方税に関する帳票などは国税庁や総務省のホームページで、社会保障に関する届出書類の様式などは厚生労働省のホームページで公表されます。(2015年12月回答)

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Q4-1-3 マイナンバーを使って、従業員や顧客の情報を管理することはできますか。

A4-1-3

マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保障、税、災害対策の手続き以外で利用することはできません。また、これらの手続きに必要な場合を除き、民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたり、マイナンバーを含む個人情報を収集し、保管したりすることもできません。

なお、法律や条例で定められた手続き以外の事務でも、マイナンバーカード(個人番号カード)を身分証明書として顧客の本人確認を行うことができますが、その場合は、マイナンバーカードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したり、コピーを取ったりすることはできません。(2014年6月回答)

Q4-1-4 マイナンバーを取り扱う業務の委託や再委託はできますか。

A4-1-4

マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。

なお、委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます。(2014年6月回答)

Q4-1-5 小規模な事業者でもマイナンバーを取り扱い、特定個人情報の保護措置を講じなければならないのですか。

A4-1-5

小規模な事業者も、法令で定められた社会保障や税などの手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱うことになり、Q4-4-1でお答えしているような個人情報の保護措置を講じる必要があります。 マイナンバー法の義務は規模に関わらず全ての事業者に適用されます。(2017年11月更新)

4-2 マイナンバーの取得

Q4-2-1 従業員などのマイナンバーは、いつまでに取得する必要がありますか。

A4-2-1

マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得してください。例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、2016年1月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、2017年1月末までに提出する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。(2015年4月回答)

Q4-2-2 従業員や金融機関の顧客などからマイナンバーを取得する際は、どのような手続きが必要ですか。

A4-2-2

マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください。利用目的の明示についてはQ4-2-3、本人確認については「4-3 本人確認」を参照してください。(2014年7月回答)

Q4-2-3 従業員などのマイナンバーを取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。また、マイナンバー法のどこに規定されていますか。

A4-2-3

Q5-7にあるとおり、マイナンバー法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第18条に基づきマイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。

なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能です。(2017年11月更新)

Q4-2-4 マイナンバーの利用目的の通知等は、どのような方法で行うことが適切ですか。

A4-2-4

マイナンバーの利用目的の通知等の方法は、書類の提示のほか社内LANにおける通知が挙げられますが、個人情報保護法第18条及び同法についてのガイドライン等に従って、従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられます。(2015年9月回答)

Q4-2-5 ある個人番号関係事務のために取得した特定個人情報を別の個人番号関係事務に利用することはできますか。

A4-2-5

マイナンバーの提供を受けた時点で利用目的として特定されていなかった事務のためにそのマイナンバーを利用することは、あらかじめ特定した利用目的を超えてマイナンバーを利用することになります。当該事務のためにそのマイナンバーを利用するには、利用目的を明示し、あらためてマイナンバーの提供を受けるか、利用目的を変更した上で変更後の利用目的を本人に通知または公表する必要があります。

なお、利用目的の変更が可能な場合については、個人情報保護法第15条第2項において「個人情報取扱事業者は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。」と規定されています。

また、Q4-2-3のとおり、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。(2017年11月更新)

Q4-2-6 税や社会保障の関係書類へのマイナンバーの記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか。

A4-2-6

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。(2015年9月回答)

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Q4-2-7 広く事業場が分散し、各事業場に数人から数百人単位で従業員が就業している当社では、通常の事務取扱を、(1)地域ごとに集約した事務センター(数名~数十名の事務担当者を配置)、(2)各事業場単位の事務部門(数名の事務担当者を配置)において行っています。 この場合マイナンバーの取得については、(1)(2)の各事務センター、事務部門を「事務取扱担当者」として指定し、実施させることで問題ないでしょうか。

A4-2-7

社内のルールとして、事務取扱担当者を明確にし、誰が責任者で、誰が確認したかを明確にしていただければ問題ありません。必要なときに、会社として確認できる体制を整えてください。(2015年9月回答)

Q4-2-8 不動産の使用料等の支払調書の提出範囲は、同一人に対するその年中の支払金額の合計が所得税法の定める一定の金額を超えるものとなっていますが、その一定の金額を超えない場合はマイナンバーの提供を求めることはできませんか。

A4-2-8

不動産の賃貸借契約については、通常、契約内容で1か月当たりの賃料が定められる等、契約を締結する時点において、既にその年中に支払う額が明確となっている場合が多いと思われます。したがって、契約を締結する時点で、契約内容によってその年中の賃料の合計が所得税法の定める一定の金額を超えないことが明らかな場合には、支払調書の提出は不要と考えられますので、契約時点でマイナンバーの提供を求めることはできません。

一方、年の途中に契約を締結したことから、その年は支払調書の提出が不要であっても、翌年は支払調書の提出が必要とされる場合には、翌年の支払調書作成・提出事務のために当該マイナンバーの提供を求めることができると解されます。(2015年9月回答)

Q4-2-9 契約の締結時点で支払金額が定まっておらず、支払調書の提出要否が明らかでない場合、その契約の締結時点でマイナンバーの提供を求めることができますか。

A4-2-9

顧客との法律関係等に基づいて、個人番号関係事務の発生が予想される場合として、契約の締結時点でマイナンバーの提供を受けることができると解されます。その後、個人番号関係事務が発生しないことが明らかになった場合には、できるだけ速やかにマイナンバーを廃棄又は削除する必要があります。(2015年9月回答)

Q4-2-10 株式や投資信託の取引を行うために、特定口座ではなく、いわゆる「一般口座(証券口座・投資信託口座)」を開設する場合、その口座開設時点でマイナンバーの提供を求めることができますか。

A4-2-10

株式や投資信託の取引を行うために証券口座や投資信託口座を開設するのであり、その口座開設時点で将来株式や投資信託の取引に基づいて個人番号関係事務が発生することが想定されますので、いわゆる「一般口座」についても、口座開設時点にマイナンバーの提供を求めることができると解されます。(2015年9月回答)

Q4-2-11 人材派遣会社は、派遣登録を行う時点で、登録者のマイナンバーの提供を求めることはできますか。

A4-2-11

人材派遣会社に登録したのみでは、雇用されるかどうかは未定で個人番号関係事務の発生が予想されず、いまだ給与の源泉徴収事務等の個人番号関係事務を処理する必要性が認められるとはいえないため、原則として登録者のマイナンバーの提供を求めることはできません。

ただし、本人確認をした上でマイナンバーの提供を求める機会が登録時のみで、実際に雇用する際の給与支給条件等を決める等、近い将来雇用契約が成立する蓋然性が高いと認められる場合には、雇用契約が成立した場合に準じて、マイナンバーの提供を求めることができると解されます。(2015年9月回答)

4-3 本人確認

Q4-3-1 従業員などのマイナンバーを取得するときは、どのように本人確認を行えばよいのでしょうか。また、対面以外の方法(郵送、オンライン、電話)でマイナンバーを取得する場合はどのように本人確認を行えばよいのでしょうか。

A4-3-1

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要であり、原則として、

  1. マイナンバーカード(番号確認と身元確認)

  2. 通知カード(※)(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

  3. マイナンバーの記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから、本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認を不要とすることも認められます。

なお、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。 詳しくは本人確認の措置(PDF/724KB)をご覧ください。

マイナンバーカードの表面のコピーにより本人確認を行う場合、表面は臓器提供意思表示欄など高度な個人情報も含まれることから、マイナンバーカード交付時にお渡しするカードケースに入れたままでのコピーを可としますが、裏面はマイナンバーを表示しなければならないことから、ケースを外してコピーをしてください。

※「通知カード」は令和2年5月25日に廃止されましたが、通知カードに記載された氏名、住所等が住民票に記載されている事項と一致している場合に限り、引き続き通知カードを番号確認書類として使用できます。(2020年5月更新)

Q4-3-2 雇用関係にあることで身元確認を行う場合、雇用時の確認書類が履歴書だけでも問題はないのでしょうか。

A4-3-2

履歴書だけでは採用時の本人確認が十分ではありません。 採用時にマイナンバー法や税法で定めるもの、または国税庁告示で定めるものと同程度の本人確認書類(運転免許証、写真付き学生証等)による確認を行っている必要があります。(2015年9月回答)

Q4-3-3 講演料の支払先等からマイナンバーを取得する際に、本人確認書類のコピーの提出を受ける必要がありますか。

A4-3-3

対面で本人確認を行う場合は、本人確認書類の「提示」を受けることが原則です。したがって、講演料の支払先等に対し本人確認書類のコピーを求める必要はありません。

なお、郵送で本人確認を行う場合は、本人確認書類の写しの「提出」を受ける必要があります。(2016年4月回答)

Q4-3-4 代理人から本人のマイナンバーの提供を受ける場合は、どのように本人確認を行うのですか。

A4-3-4

代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、(1)代理権、(2)代理人の身元、(3)本人の番号の3つを確認する必要があります。 原則として、

  1. 代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状
  2. 代理人の身元の確認は、代理人のマイナンバーカード、運転免許証など
  3. 本人の番号確認は、本人のマイナンバーカード、マイナンバーの記載された住民票の写し、通知カード(※)など
    で確認を行いますが、これらの方法が困難な場合は、他の方法も認められます。 詳しくは、本人確認の措置(PDF/778KB)をご覧ください。

※「通知カード」は令和2年5月25日に廃止されますが、通知カードに記載された氏名、住所等が住民票に記載されている事項と一致している場合に限り、引き続き通知カードを番号確認書類として使用できます。(2020年5月更新)

Q4-3-5 マイナンバー(個人番号)を取得する際に、本人確認書類の写しの提出を受ける必要がありますか。

A4-3-5

対面で本人確認を行う場合は、本人確認書類の「提示」を受けることが原則です。 したがって、講演料の支払先等に対し本人確認書類の写しを求める必要はありません(マイナンバー法第16条、マイナンバー法施行令第12条)。

一方で、郵送で本人確認を行う場合は、本人確認書類の写しの「提出」を受ける必要があります(マイナンバー法施行規則第11条)。(2016年4月回答)

Q4-3-6 退職した年金受給者についても、本人確認を行わなければなりませんか。

A4-3-6

退職した年金受給者であっても、本人またはその代理人からマイナンバーの提供を受ける場合には、本人確認を行わなければなりません。

なお、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーの提供を受けることは可能ですが、その場合にも、手続きに応じた本人確認(Q4-3-1、Q4-3-4参照)が必要となります。

また、本人確認を行う事務の委託(Q4-3-8参照)を行うこともできます。(2014年7月更新)

Q4-3-7 本人確認は、マイナンバーの提供を受ける度に行わなければならないのですか。

A4-3-7

マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。ただし、2回目以降の番号確認は、マイナンバーカード、マイナンバーの記載された住民票の写し、通知カード(※)などの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません。

なお、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。

※「通知カード」は令和2年5月25日に廃止されますが、通知カードに記載された氏名、住所等が住民票に記載されている事項と一致している場合に限り、引き続き通知カードを番号確認書類として使用できます。(2020年5月更新)

Q4-3-8 マイナンバーを取得し、本人確認を行う事務を委託することはできますか。

A4-3-8

委託は可能ですが、マイナンバー法第11条に基づき、受託者に対し必要かつ適切な監督を行う必要があります。 受託者は、マイナンバーの取得にあたって、委託者のどのような事務で利用されるのか、利用目的を明示する必要があります。(2014年7月回答)

Q4-3-9 従業員の扶養家族のマイナンバーを取得するときは、事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか。

A4-3-9

扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

一方で、国民年金の第3号被保険者の届出では、従業員の配偶者(第3号被保険者)本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は、従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。

なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。(2014年7月回答)

Q4-3-10 マイナンバー法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(マイナンバーカード、通知カード、身元確認書類等)をコピーして、それを事業所内に保管することはできますか。

A4-3-10

マイナンバーの確認の際に、本人確認書類のコピーの提出を受けた場合、必要な手続を行った後に本人確認書類が不要となった段階で速やかに廃棄しましょう。(2016年4月回答)

Q4-3-11 収集・提供したマイナンバーに誤りがあった場合、個人番号関係事務実施者である事業者に責任は及びますか。

A4-3-11

マイナンバーに誤りがあった場合の罰則規定はありませんが、マイナンバー法第16条により、本人からマイナンバーの提供を受けるときは、本人確認(番号確認と身元確認)が義務付けられているほか、個人情報保護法第19条により、正確性の確保の努力義務が課されています。(2015年9月回答)

Q4-3-12 講師へ講演料の支払が発生し、翌年以降も継続して報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に利用する場合、本人確認を行う必要はありますか。

A4-3-12

前年の講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に提供を受けたマイナンバーは、翌年以降も継続的に講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために利用することができる為、改めて本人確認を行う必要はございません。

ただし、番号の変更に伴い再度マイナンバーの提供を受ける場合には、番号確認と身元確認が必要になります。(2015年9月回答)

4-4 利用・安全管理

Q4-4-1 民間事業者がマイナンバーを取り扱うにあたって、注意すべきことはありますか。

A4-4-1

原則として法に定められた利用範囲を超えてマイナンバーを利用することはできませんし、特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報Q5-6参照)をむやみに提供することもできません。また、マイナンバーを取り扱う際は、その漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければなりません。具体的な措置については、個人情報保護委員会からガイドライン(個人情報保護委員会ホームページ)が示されていますので、そちらをご覧ください。

なお、特定個人情報を不適正に取り扱った場合には、個人情報保護委員会から指導・助言や勧告・命令を受ける場合があるほか、正当な理由がないのに、個人の秘密が記録された特定個人情報ファイル(マイナンバーをその内容に含む個人情報ファイル Q5-6参照)を提供した場合などには、処罰の対象(Q5-10参照)となります。(2014年6月回答)

Q4-4-2 民間事業者も特定個人情報保護評価を行う必要がありますか。

A4-4-2

特定個人情報保護評価とは、特定個人情報ファイル(Q5-6参照)を保有しようとする者が、特定個人情報の漏えいなどが発生する危険性や影響に関する評価を行うことです。

特定個人情報保護評価を行う義務があるのは、(1)行政機関、(2)地方公共団体、(3)独立行政法人等、(4)地方独立行政法人、(5)地方公共団体情報システム機構、(6)情報連携を行う事業者((1)から(5)まで以外でマイナンバー法別表第二に掲げられている者をいい、具体的には健康保険組合など)です。

このため、情報連携を行う健康保険組合などを除き、民間事業者が特定個人情報保護評価を行う必要はありませんが、任意の判断で特定個人情報保護評価を実施することを妨げるものではありません。特定個人情報保護評価の詳細は、個人情報保護委員会ホームページでご確認ください。(2014年6月回答)

Q4-4-3 従業員やその扶養家族のマイナンバーを税や社会保障などの事務ごとに管理するのではなく、マイナンバーを管理・収集するためのシステムを新たに構築し、そのシステムと既存のシステムを連携させて事務処理を行ってもよいですか。

A4-4-3

Q4-2-3のとおり、従業員からマイナンバーを取得する際に利用目的を明示しておく必要があり、その範囲を超えて利用できないように既存システムとの連携を制御するなどの措置をとる必要があります。(2014年6月回答)

Q4-4-4 マイナンバーが漏えいして不正に用いられるおそれがあるときは、マイナンバーの変更が認められますが、事業者は、従業員などのマイナンバーが変更されたことをどのように知ることができますか。

A4-4-4

マイナンバーが変更されたときは事業者に申告するように従業員などに周知しておくとともに、一定の期間ごとにマイナンバーの変更がないか確認することが考えられます。毎年の扶養控除等申告書など、マイナンバーの提供を受ける機会は定期的にあると考えられるので、その際に変更の有無を従業員などに確認することもできます。(2014年7月回答)

Q4-4-5 「事務取扱担当者の明確化」は、役割や所属等による明確化のように個人名による明確化でなくてもよいですか。

A4-4-5

部署名(○○課、○○係等)、事務名(○○事務担当者)等により、担当者が明確になれば十分であると考えられます。ただし、部署名等により事務取扱担当者の範囲が明確化できない場合には、事務取扱担当者を指名する等を行う必要があると考えられます。(2015年9月回答)

Q4-4-6 新たに特定個人情報の保護に係る取扱規程等を作成するのではなく、既存の個人情報の保護に係る取扱規定等を見直し、特定個人情報の取扱いを追記する形でもよいですか。

A4-4-6

既存の個人情報の保護に係る取扱規程等がある場合には、特定個人情報の取扱いを追記することも可能と考えられます。(2015年9月回答)

Q4-4-7 顧客のマイナンバーを適法に保管している場合であっても、新しい契約を締結するごとに改めてマイナンバーの提供を求める必要がありますか。

A4-4-7

適法に保管しているマイナンバーは、当初特定した利用目的の範囲内であれば、改めてマイナンバーの提供を受けることなく、新しい契約に基づいて発生する個人番号関係事務に利用することができます。(2015年9月回答)

Q4-4-8 事業者は、従業員からマイナンバーを取得した上で税や社会保障の行政事務に利用することになりますが、その取扱いを就業規則に規定しなければならないのでしょうか。

A4-4-8

事業者は、税や社会保障の手続のため、利用目的を明示した上で従業員からマイナンバーの提供を受ける必要があります。その方法としては、従来から行っている個人情報の取得の際と同様に、社内LANにおける通知や利用目的を記載した書類の提示を行うほか、就業規則へ明記することも考えられます。

なお、就業規則にマイナンバーの取扱いを規定することは、あくまで方法のひとつであり、周知の方法としては、必ず就業規則に規定しなければいけないものではありませんが、具体的にどの方法を採用するかについては、各事業者においてご判断をいただければと思います。

そのほか、マイナンバーと労働関係法令との関係等に関しては、厚生労働省作成の資料「社会保障・税の手続書類へのマイナンバー(個人番号)の記載について、事業主・従業員の皆さんのご協力をお願いします。」(厚生労働省ホームページ)をご確認ください。(2016年4月回答)

4-5 マイナンバーの提供

Q4-5-1 子会社などに出向・転籍する場合、従業員の特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報)を出向・転籍先に提供することに問題はありますか。

A4-5-1

マイナンバー法第19条第4号に基づき、従業員の出向・転籍があった場合において、当該従業員の同意があるときは、出向・転籍等前の事業者から出向・転籍先の事業者に対して、その個人番号関係事務を処理するために必要な限度で、当該従業員の個人番号を含む特定個人情報を提供することができます。

なお、出向・転籍前の事業者は、当該従業員の出向・転籍先の決定以後に、個人番号を含む特定個人情報の具体的な提供先を明らかにした上で、当該従業員から同意を取得することが必要となります。(2021年9月回答)

Q4-5-2 合併などによる事業の承継があったときは、マイナンバーを事業の承継先に提供しても良いのですか。

A4-5-2

合併などによる事業の承継は、マイナンバー法第19条第5号に該当し、事業の承継先にマイナンバーを含む特定個人情報を提供することができます。(2014年7月回答)

Q4-5-3 事業者が取得した従業員やその扶養家族のマイナンバーを当該従業員などが加入している健康保険組合に提供してもよいですか。

A4-5-3

健康保険法等の法令の規定により、事業主が健康保険組合に対して、従業員やその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされている場合には、個人番号利用事務実施者である健康保険組合に対して、事業者は個人番号関係事務実施者になるので、事業者から健康保険組合にマイナンバーを提供することは可能です。

なお、事業者がマイナンバーを取得するにあたっては、健康保険に関する個人番号関係事務において利用することを明示しておく必要があります。(2014年7月回答)

Q4-5-4 分社化に際しては、どのように取り扱うべきでしょうか。

A4-5-4

分社化の場合、再取得の必要はなく、取得済みの特定個人情報を必要な限度で提供することが可能です。マイナンバー法第19条第5号には、「特定個人情報の取扱いの全部もしくは一部の委託または合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報を提供するとき」に提供制限が解除されるという規定があり、分社化の場合はこれに含まれます。(2015年9月回答)

Q4-5-5 グループ全体で人材情報を管理し、業務運用することで効率化を図っているなか、マイナンバーに限ってグループ内の個社単位で個別に管理することは非効率です。安全管理措置の一環と考えますが、基準をグループ個社単位とされている根拠を教えてください。

A4-5-5

マイナンバー法上、個人から法人、法人から法人など、ある組織や個人を越えて動くことは、「第三者への提供」と整理されています。 個人情報保護法上では共同利用を認めていますが、マイナンバー法では、個人情報保護法第23条第5項第3号に基づく共同利用を認めていません。グループ内の会社であっても、別会社であれば第三者提供に該当するため、マイナンバー法第19条で認められている場合でなければ、提供することはできません。ただし、本人確認などは委託が可能です。例えば、グループの本社に委託して本人確認を行い、本社から情報をもらうという整理は可能です。(2017年11月更新)

Q4-5-6 住宅の取得に関する借入れ(住宅ローン)等でマイナンバーが記載された給与所得の源泉徴収票を使用することはできますか。

A4-5-6

本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、2015年10月2日に所得税法施行規則第93条が改正され、その本人及び扶養親族のマイナンバーが記載されていない源泉徴収票の交付を受けることとなります。

なお、個人情報保護法第28条の開示の求めに基づくマイナンバーが記載された源泉徴収票を住宅の取得に関する借入れ(住宅ローン)等で活用する場合には、マイナンバー部分を復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要となります。(2017年11月更新)

Q4-5-7 マイナンバーを記載しなければ、支払調書等の写しを本人に送付することはできますか。

A4-5-7

本人のマイナンバーを含めて全てのマイナンバーを記載しない措置や復元できない程度にマスキングすれば、マイナンバー法上の提供制限の適用を受けないことから、個人情報保護法第28条に基づく開示の求めによらず、支払調書等の写しを本人に送付することが可能です。(2015年9月回答)

4-6 マイナンバーの廃棄

Q4-6-1 従業員のマイナンバーを廃棄するタイミングについて教えてください。

A4-6-1

個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

なお、廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、マイナンバー及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。(2015年9月回答)

Q4-6-2 マイナンバーの廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間は、どの程度許容されますか。

A4-6-2

廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、マイナンバー及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。(2015年9月回答)

Q4-6-3 マイナンバーの保存期間の時限管理を回避するために、契約関係が終了した時点でマイナンバーを削除することはできますか。

A4-6-3

所管法令により一定期間保存が義務付けられているものについては、契約関係が終了した時点で削除することはできないと考えられます。(2015年9月回答)

4-7 罰則

Q4-7-1 故意でなくマイナンバーや特定個人情報等が漏えいしてしまった場合(例:サイバー攻撃等で情報が漏れた場合等)でも罰則が適用されますか。

A4-7-1

過失による情報漏えいの場合、ただちに罰則ということはありません。ただし、漏えいの様態によっては、個人情報保護委員会から改善を命令される場合があり、それに従わない場合、罰則はありえます。 以上は刑事罰の場合ですが、民事の場合は、過失でも損害賠償請求をされる可能性はあります。(2015年9月回答)

参考

刑法法規の解釈・適用は裁判所や捜査機関の権限となりますので、一般論となりますが、特定個人情報の漏えいが起きた場合には、マイナンバー法第48条から第57条に基づき、罰則の構成要件に該当すれば、処罰されます。 これらの罰則は、故意がなければ構成要件を満たしません。

関連リンク